三井物産グローバルロジスティクス
株式会社様
業種：物流業
導入拠点数：３
導入前の課題
派遣スタッフの就業管理や請求処理の事務コストを削減したかった
本牧第二流通センターでは、協力会社から1日あたり30～50名の作業員の派遣を受け業務を実施していた。ところが、就業管理や請求処理に伴う事務コストが大きな負担となっていた。
具体的には、作業員が業務終了後に記入した紙の日報を管理者がFAXで協力会社に送付し、その後データ化するという運用を行っていたが、この方法には次のような問題があった。
- 新規就業者への記入方法説明に手間がかかる
- 字が読みにくい場合の確認作業が頻発
- 個人情報を含む紙文書の保管・管理リスク
- 数千行のデータを事務員2名で復唱チェックする負担
「紙の日報」というアナログ管理をなくすことで、コスト削減とストレスフリーな運用を実現したいとの思いから、ロジメーター導入を検討するに至った。
導入効果
月20時間以上の事務工数削減
トライアル期間中、紙の日報とロジメーターのデータに差異がほとんどないことを確認し、早期に紙の日報を廃止。
事務員はロジメーターのデータを確認する運用に切り替えた。
特に、2人の事務員が行っていた数千行のデータ復唱チェックは、ロジメーターのCSVデータと協力会社から受領する出勤簿を突合する方式に変わり、精度向上と大幅な時間短縮を実現した。
また、FAX送信や紙の保管が不要になり、アナログ管理の課題解消に加えて、サステナビリティへの取り組みにも貢献できることがわかった。
リアルタイムデータを活用した業務・収益改善
当初は事務作業の効率化のみを目的としていたが、ロジメーターの人時データを活用することで、現場の見える化と収益改善にも繋がることがわかった。
- 導入前：紙の日報は作業終了後にしか集計できず、当日の人員配置を把握できなかった
- 導入後：リアルタイムに人員配置を可視化し、その場で配置転換が可能に
例えば、4フロアにまたがり複数荷主の業務を行っている中で「どの荷主業務に何名配置されているか」を即座に確認できるようになったため、当日の作業量や進捗に応じた柔軟な配置変更が可能になった。
更に、スタッフの時給情報を登録することで、荷主ごとの作業人件費を自動集計。当日の売上から人件費を差し引いた収益を即座に把握し、人員計画やコスト削減の判断に役立てられるように。その結果、作業時間・人員計画の最適化に繋がった。
導入時の苦労や工夫、今後の展望など
協力会社との協力体制構築
作業員データ取得には協力会社の協力が不可欠であったため、トライアル前にメリットを説明し、双方にとって「WIN-WIN」になることを理解いただいた。
協力会社側でも、従来はFAXで送付される日報の確認に多大な時間を要していたのに対し、メール対応に切り替わったことで業務負担が大幅に軽減された。
また、協力会社の作業リーダーが朝礼で作業員に運用を説明することで、データ精度も向上した。
社内でのデータ活用意識向上
社内ではロジメーター運用チームを設置し、日々のデータ確認や修正を行いながら以下のような運用改善を推進した。
- センター内に「打刻漏れ注意」ポスターを掲示
- スタッフのQRコード運用方法を検討
- スポット派遣用QRコードの工夫：協力会社から届く出勤簿に記載された「ロッカーNo」と紐づけて事前にQRコードを配置し、出勤簿とQRコードの不一致を防止
更に、RPAを活用して取得データを自動ダウンロードし、業務日報や現場配置図に自動反映。現在は、ロジメーターの画面を直接確認する必要はほとんどなく、自動生成されたデータを確認するだけで運用が回る体制が確立されている。